Che cos'è una lavagna Kanban: tipi e processi spiegati
- Categoria: Produzione
T La scheda Kanban ha consolidato il suo ruolo di potente strumento per ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare la collaborazione tra team in tutti i settori.
Originato dal processo di produzione Toyota negli anni '40. Il nome “Kanban” deriva da due parole giapponesi: “Kan” 看, che significa segno, e “Ban” 板, che significa tavola. Da allora, questo sistema si è evoluto poiché è stato fortemente integrato in vari settori, dallo sviluppo di software alle vendite alla produzione video.
A cosa serve una lavagna Kanban?
Per prima cosa definiamo una Kanban Board
Lo scopo della lavagna Kanban, indipendentemente dal tipo di progetto, è fornire una rappresentazione visiva dell'avanzamento del lavoro e semplificare il flusso delle attività dall'inizio alla fine. Come? Ne parleremo tra poco. Ma prima, la definizione.
DEFINIZIONE DELLA SCHEDA KANBAN
Cos'è una lavagna Kanban?
UN Tabellone Kanban è uno strumento di gestione visiva dei progetti progettato per aiutare i team a visualizzare il lavoro, limitare il lavoro in corso e massimizzare l'efficienza. Utilizza schede e colonne per strutturare attività e flussi di lavoro, consentendo ai membri del team di vedere a colpo d'occhio lo stato di ciascuna attività. L'obiettivo principale di un tabellone Kanban è fornire una panoramica chiara del lavoro in corso, migliorando la trasparenza e la comunicazione all'interno del team.
A cosa serve una lavagna Kanban?
- Visibilità del flusso di lavoro migliorata
- Collaborazione di squadra migliorata
- Tempo ciclo ridotto
A cosa serve una lavagna Kanban?
Scopo di una lavagna Kanban
La gestione delle attività è fondamentale per qualsiasi team che desideri mantenere elevati livelli di produttività e rispettare le scadenze. Promuove la comunicazione, l’efficienza e un flusso di lavoro sostenibile. La Kanban Board è emersa come uno dei migliori metodi di gestione delle attività ed ecco perché. Il video qui sotto di Atlassia analizza il valore della visualizzazione dell'attività e del flusso di lavoro.
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Cos'è Kanban?
Visualizzazione del lavoro
Rappresentando le attività come segnali visivi (carte) sulla lavagna, i membri del team possono facilmente monitorare i progressi e comprendere le proprie responsabilità. Ciò promuove una chiara comprensione del flusso di lavoro e facilita una migliore comunicazione.
Limitare il lavoro in corso
L'impostazione di limiti al numero di attività in corso aiuta a evitare il sovraccarico e garantisce un flusso di lavoro più fluido. A lungo termine, ciò aiuta a prevenire il burnout e un ritmo di lavoro insostenibile.
Migliorare la comunicazione
Un tabellone Kanban richiede una comunicazione e una collaborazione frequenti tra i membri del team grazie alla sua natura trasparente. Ciò non solo riduce le inefficienze prodotte dalla mancanza di comunicazione, ma incoraggia anche la collaborazione che porta a un risultato finale migliore di un progetto.
Identificazione dei colli di bottiglia
La scheda consente ai team di individuare rapidamente problemi o colli di bottiglia nel flusso di lavoro e risolverli tempestivamente. Nel corso del tempo, la rappresentazione visiva delle attività e il modo in cui si muovono in un flusso di lavoro può anche aiutare i team a identificare modelli inefficienti. Dove vengono bloccati i compiti? Quali attività si muovono più lentamente? Quale fase necessita di maggiore supporto? La lavagna Kanban aiuta a identificare visivamente queste risposte.
Supportare il miglioramento continuo
Il Kanaban Board è un ottimo punto di riferimento comune per un team a cui fornire feedback. Poiché tutti lavorano sulla base delle stesse informazioni, ciò consente trasparenza e discussioni aperte su ciò che funziona e ciò che non funziona.
Significato e componenti della scheda Kanban
Parti di una lavagna Kanban
Dopo l'ultima sezione, potresti essere convinto della Kanban Board e voler iniziare a integrarla nel tuo flusso di lavoro. Quindi tuffiamoci nelle parti chiave del sistema di gestione delle attività. Per iniziare, il video qui sotto di Businessmap fa un ottimo lavoro suddividendo gli elementi chiave della Kanban Board.
Cos'è una lavagna Kanban? | La guida definitiva per principianti
Segnali visivi (carte)
Questi rappresentano attività o progetti individuali e contengono informazioni pertinenti come descrizioni, scadenze e membri del team assegnati. È possibile utilizzare colori o forme diversi per denotare vari tipi di attività. Man mano che le attività passano da una fase a quella successiva, queste carte possono essere spostate in modo che la rappresentazione visiva dell'avanzamento del lavoro sia costantemente aggiornata.
Colonne
Ogni colonna rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro. Man mano che le attività avanzano, le carte corrispondenti si spostano attraverso queste colonne. Le colonne più comuni sono:
'Da fare' o 'Arretrato': questa colonna contiene tutte le attività che devono ancora essere avviate.
'In corso': le attività su cui si sta attualmente lavorando vengono spostate in questa colonna.
'Revisione' o 'Test': una volta completata un'attività, viene spostata in questa colonna per la revisione e il test prima dell'approvazione finale. Se è presente un feedback che richiede ulteriore lavoro, una scheda potrebbe tornare allo stato 'In corso'.
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'Completo': la fase finale del percorso di un'attività. Le attività che raggiungono questa colonna sono considerate completate.
Queste colonne possono ovviamente essere personalizzate in base alle esigenze di un progetto. La personalizzazione di queste colonne sarà influenzata in gran parte dal settore o dal tipo di progetto per cui stai utilizzando la scheda.
Limiti di lavoro in corso (WIP).
Questi limiti limitano il numero di attività che possono essere eseguite contemporaneamente, contribuendo a individuare i colli di bottiglia, mantenere l’efficienza e stabilire un ritmo di lavoro sostenibile.
Punto di impegno
Questo è il punto in cui viene presa un'idea o un compito e inizia il lavoro.
Punto di consegna
L'endpoint del flusso di lavoro quando il prodotto o il servizio viene consegnato al cliente, cliente, ecc.
Corsie da bagno
Queste file orizzontali organizzano i team che lavorano sulla stessa bacheca o differenziano i tipi di elementi di lavoro, fornendo ulteriore chiarezza e organizzazione. Ad esempio, nel post-produzione cinematografica , le corsie di nuoto possono essere assegnate a diversi dipartimenti come modifica , progettazione del suono , O effetti visivi .
Esempi di schede Kanban
Tipi di tabelloni Kanban
I componenti di una lavagna Kanban sono in gran parte gli stessi. Il modo in cui vengono visualizzati può variare a seconda del tipo di progetto o di settore.
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Tabelloni Kanban fisici
Queste lavagne tradizionali utilizzano lavagne e foglietti adesivi per visualizzare le attività. Sono facili da configurare e altamente visibili a tutti i membri del team, ma potrebbero non essere l'ideale per il lavoro remoto.
Tabellone Kanban fisico
Tabelloni Kanban digitali
Strumenti software come Airtable, Trello, Asana e Monday offrono versioni digitali delle lavagne Kanban. Questi strumenti facilitano la collaborazione remota e asincrona, fornendo funzionalità aggiuntive come monitoraggio automatico, analisi e monitoraggio del tempo.
Lavagna Kanban Airtable
Tabelloni Kanban personalizzati
Adattate a flussi di lavoro specifici e alle esigenze del settore, le schede Kanban personalizzate possono aiutare a gestire i processi in campi come lo sviluppo e le vendite di software. Ad esempio, possono semplificare lo sviluppo del software concentrandosi sulle attività giuste al momento giusto o tenere traccia di un processo di vendita dal contatto iniziale alla finalizzazione.
I tabelloni Kanban hanno dimostrato di essere strumenti preziosi in vari settori. Sia che venga utilizzato per un team o in modo indipendente, il Kanban Board si distingue come un sistema unico di gestione delle attività che combina una prospettiva di alto livello degli obiettivi primari di un progetto fornendo allo stesso tempo trasparenza nei dettagli.